BIP

2012-04-19 12:49:42instrkcja obiegu dokumentów

 

 

Z a r z ą d z e n i e  Nr 4

z dnia 25.11.2009 roku

Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 1

w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych

 

 

 

Na podstawie: 

 

1.      Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.)

2.      Ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2005 r Nr 249,poz 2104 z późn. zm.)

3.      Rozporządzenie Ministra finansów z dnia 24 czerwca 2006 r w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz.U.z 2006r. Nr 107 poz.726 z późń.zm),

4.      Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tekst jednolity Dz.U. z 2007r. Nr  223, poz.1655z późn. zm.)

 

zarządzam co następuje:

 

§ 1

 

Wprowadzam do stosowania Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych dla Szkoły Podstawowej nr 1

§2

 

Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierzam P.Jadwidze Bąk - kierownikowi gospodarczemu.

 

.

 

§3

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 

                                                                                                                               Dyrektor Szkoły

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Instrukcja

obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów

finansowo-księgowych

w szkole Podstawowej nr 1 w Bielsku-Białej

 

CZĘŚĆ I

Ogólna

Rozdział I

    Podstawy prawne

Cele instrukcji

 

§ 1.

Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:

1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

2. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2007r  Nr 223, poz. 1655),

3. Ustawy z dnia 5 kwietnia 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz.U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.),

4.. Rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej  z tyt. podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236 poz.1990-  z późn. zm.) 

5.Rozporządzenie MIPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tyt. podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r Nr 236 poz.1991-tekst jednolity z późn. zm)

6.   Ustawa  z dnia 22 sierpnia 1997r. o ochronie osób i mienia (tekst jednolity Dz. U. z 2005r.   Nr 145 poz.1221 z późn.zm.)

    7.   Ustawa  z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2000 r. Nr 54,poz.654 z późn. zm.)

    8. Rozporządzenie MIPS z dn.24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych
i imiennych raportów korygujących , zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. z dnia 2008 r. Nr 112, poz.717).

   9. Rozporządzenie Ministra Finansów z 24 kwietnia 2008 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych.( Dz.U. z 2008 r Nr 74 poz. 445).

    10. Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.

 

 

 

§ 2.

1. Pracownicy Szkoły Podstawowej nr 1w Bielsku-Białej z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym Załącznik Nr 2 do Instrukcji.

2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją, o ile wchodzą w zakres  działalności szkoły, zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi:

-    Zakładowy plan kont,

-    Instrukcja inwentaryzacji majątku,

-   Instrukcja druków ścisłego zarachowania

-   Instrukcja archiwizowania dokumentów, 

-    Regulamin zamówień publicznych,

-    Regulamin kontroli wewnętrznej.

 

                                                           § 3.

Cele instrukcji:

- zapewnienie   właściwej   organizacji  i  techniki  w  procesie  tworzenia ,   kontroli,   przepływu i archiwizowania dokumentów;

- dostosowanie dokumentacji do wymagań określonych w przepisach dotyczących rachunkowości, podatków, sprawozdawczości budżetowej, statystyki publicznej, ubezpieczeń społecznych, a także do wymogów zawartych w zarządzeniach wewnętrznych;

- zagwarantowanie wpływu do księgowości wyłącznie dowodów uprzednio sprawdzonych, niewadliwych i rzetelnych;

- zapewnienie   sprawnego  terminowego  przepływu    dokumentów  i  informacji.

 

                                                                    CZĘŚĆ II

Szczegółowa

Rozdział II

Dowody księgowe – dane ogólne

 

§ 4.

W niniejszej instrukcji pod pojęciem dowodu księgowego rozumie się wszelkie dokumenty pisemne odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej, finansowej lub rozliczeniowo – księgowej w określonym miejscu i czasie.

1. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu ) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

 

§ 5

Cechy dowodu księgowego.

1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

   dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie),

   trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),

   rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),

   kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości),

   jednorodność   dokumentowanych   operacji   gospodarczych  lub  finansowych    (na jednym  

     dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),

   chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),

   systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),

   identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym),

   poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),

   poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar),

   poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym
i zasadami matematyki),

   podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy).

§ 6.

Funkcje dowodu księgowego.

1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje:

   funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

   funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – jest to dowód w sensie prawa materialnego,

   funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania,

   funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

 

 

§ 7

Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe dotyczące , które wpływają do Szkoły Podstawowej nr 1 podlegają rejestracji. Każdy rejestr winien zawierać:

1)  liczba porządkowa,

2)  data wpływu,

3)  rodzaj dokumentu (nr faktury, protokołu, delegacji itp.),

4)  wartość jaka znajduje się na dokumencie,

5)  wystawca dokumentu,

6)  uwagi.

1. Podstawą   zapisów  w  księgach    rachunkowych     dowody    księgowe,    stwierdzające   

    dokonanie    operacji    gospodarczej,    zwane    „dowodami  źródłowymi”.

2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:

   zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

   zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

   wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Zgodnie  z  art. 20 ust. 3 ustawy  o  rachunkowości,  podstawą   zapisów  rachunkowych  mogą

    być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)  zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2)  korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych ‑ sprostowania zapisów lub stornowań,

3)  zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody „pro forma”),

4)  rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT).

5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo.

 

 

Rozdział III

Dowody księgowe – dane szczegółowe

 

§ 8.

Zasady sporządzania dokumentu do księgowania:

Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

1) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu,

2)  być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,

3)  mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,

4)  być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny,  zawierający  wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje,

5)  zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danych sprecyzowano w dalszej części instrukcji – Część III szczegółowa),

6)  zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne),

7)  posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – musi być ciągła,  bezpośrednio  przyporządkowana    chronologii  (według  kolejnych dat) i według przyjętych w szkole zasad numerowania dowodów księgowych,

8) w przypadku  dowodów  księgowych  zbiorczych  być  sporządzony  na podstawie prawidłowo

    wystawionych      dokumentów     źródłowych,   które   muszą   być  w  dowodzie     zbiorczym

    prawidłowo wypełnione,

 9) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania,

10) w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem,

11) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr,

12) sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy,

13) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane.

 

§ 9

Treść dowodu księgowego.

1. Zgodnie   z   wymogami   zawartymi   w   art.   21   ustawy   z   dnia   29  września  1994 r.

     o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

     określenie  rodzaju  dowodu  (tj. podanie  pełnej  nazwy dowodu i ewentualnie  jego symbolu lub kodu),

     kreślenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie

      pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy),

    opis    operacji   oraz   jej  wartości    jeżeli   to   możliwe   określoną   także w jednostkach

      naturalnych,  tj. umieszczenie na  dowodzie   księgowym  opisu   operacji   gospodarczej  lub finansowej   oraz   wartości   tej   operacji,   jeżeli   operacja   jest   mierzona  w  jednostkach naturalnych, musi być  podana  ilość  tych  jednostek. Na fakturach VAT – wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów   i usług,

    datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – datę sporządzenia

      dowodu  w  przypadku  zapłaty  zaliczkowej,  również  datę otrzymania zaliczki,

     podpis   wystawcy   dowodu   oraz  osoby,  od   której   przyjęto  składniki  majątkowe,  na

       fakturach  VAT,  rachunkach   uproszczonych   oraz   fakturach , rachunkach korygujących:  

       imię, nazwisko i podpis  osoby  wystawiającej  dokument  oraz  nazwisko imię i podpis

       osoby uprawnionej do  odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej),

     stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez  

       wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz

       z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie

       dekretacji na podstawie zakładowego planu kont),

    numer   identyfikacyjny   dowodu-kolejny   numer   dowodu   księgowego  w   danej   grupie

       rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej-numer powinien identyfikować konkretny      dowód,

  2. Dowody księgowe muszą być:

   rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

   kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1

   wolne od błędów rachunkowych.

   3. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek,
a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jak zapisano wyżej w § 8 pkt. 10 i 11 niniejszego rozdziału jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosowanym uzasadnieniem.

4. Błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie faktury korygującej.

5. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać liter lub cyfr.

     6. Dokumenty finansowo-księgowe podpisuje merytorycznie i zatwierdza do wypłaty dyrektor szkoły lub osoba upoważniona z adnotacją „zatwierdzam do wypłaty na kwotę………słownie…………………………………..(zał 6).

    7.   Na każdym dokumencie skutkującym powstanie wydatku należy umieścić informację, że wydatek został zakwalifikowany jako strukturalny, lub że dany wydatek nie jest wydatkiem strukturalnym . W przypadku zakwalifikowania wydatku strukturalnego należy podać kwalifikację zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 roku, w sprawie szczegółowej kwalifikacji wydatków strukturalnych(Dz.U. Nr 209,poz.1511)

    

§ 10

Rodzaje dowodów księgowych.

1. Dowody bankowe:

   bankowe dowody wpłaty – wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy
i ujmowane w raporcie kasowym.

     Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne  dokonywane są na specjalnym druku „Bankowy dowód wpłaty”. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty w dwóch  egzemplarzach

   polecenie przelewu – stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.

     Polecenie przelewu realizowane jest: w postaci przelewu elektronicznego.

     Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. .

 

2. Dowody kasowe:

1)  dowód wpłaty (kasa przyjmie)

3)  wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,

4)  rozliczenie wyjazdu służbowego,

6)  bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku),

 

3. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

1)  lista płac pracowników – kopia

2)  lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – kopia

3)  lista wynagrodzeń za czas choroby – kopia

4)  lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych – kopia

5)  rachunek za wykonaną pracę zleconą – kopia

6)  zlecenie wypłaty zaliczkowej – kopia

 

     4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:

1)  przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),

2)  protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),

3)  likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),

 4)  nota księgowa dotycząca umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości      niematerialnych  i   prawnych   oraz  innych   składników   majątku   trwałego -oryginał,

  5) protokół szkodowy środka trwałego – oryginał,

  6) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

  7) protokół likwidacji pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał,

  8) protokół ubytków zbiorów bibliotecznych- oryginał,

  9) protokół przekazania składników majątku trwałego- oryginał

 

5. Dowody księgowe rozliczeniowe:

1)  polecenie księgowania – kopia

 2)  nota obciążeniowa ogólna – kopia

3)  nota uznaniowa ogólna – kopia

4)  zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń – kopia

5)  zestawienie przeksięgowań miesięcznych – kopia

  6) zestawienie przeksięgowań rocznych – kopia

Dokumenty wyżej wymienione sporządza kierownik gospodarczy na bieżąco,

na drukach ogólnie dostępnych. Stosowane w księgowości noty księgowe służą do:

- dokonywania storn błędnych zapisów,

- refundacja poniesionych kosztów,

-polecenie do kasy z tyt. różnych wypłat np.: wypłata należnych , zwróconych przez bank wynagrodzeń,

- polecenie zapłaty z tyt. zakupu dostaw i usług, wynajmu.

 

6. Druki ścisłego zarachowania:

1)  dowody wpłaty-KP

2)  arkusze spisu z natury,

3   karty rowerowe,

4)   świadectwa szkolne i legitymacje szkolne,

6) dowody likwidacji, przyjęcia na stan oraz przekazania składników majątku trwałego( OT, LT,      i PT)

7) dowody PZ przyjęcie z zewnątrz

8) dowody Mw

Ewidencja prowadzona jest przez upoważnionych pracowników  wg zakresu czynności
odrębnej instrukcji. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku.

 

 

 

Rozdział IV

Obieg dokumentów – dokumentowanie operacji księgowych

 

§ 11.

Zasady obiegu dowodów księgowych.   (Załącznik nr 1 do instrukcji)

1.   W sprawdzeniu dowodów bierze udział kierownik gospodarczy, dyrektor szkoły lub osoby przez niego upoważnione . Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe zatwierdzane są  do wypłaty przez dyrektora szkoły lub osobę upoważnioną. Dokumenty są przekazywane do MZO.

2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

   zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa,

   zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,

   zasada częstotliwości – przepływ  tych  samych dokumentów przy określonej powtarzalności,

   zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne  wyznaczenie  osób  odpowiedzialnych   

konkretne  czynności  przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów

tylko  do tych  ogniw, które  istotnie  korzystają  z  zawartych  w  nich  danych i   kompetentne

do ich sprawdzenia,

   zasada samokontroli obiegu – poszczególne  ogniwa  kontrolują  się  nawzajem i wymuszają

 ciągły ruch obiegowy.

 

 

§ 12

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń.

1. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są:

   listy płac pracowników,

   listy płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego,

   listy płac wynagrodzeń pracowników za czas choroby,

   listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych,

   rachunki za wykonaną pracę wystawione przez osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenie, o dzieło itp.

2.   Sporządzona  przez MZO na  podstawie  wyżej  wymienionych dokumentów lista płac na co najmniej 3 dni robocze przed terminem dokonania wypłaty zostaje przekazana do szkoły gdzie  pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe sprawdza jej  zgodność z poleceniami, jakie wcześniej dostarczono do sekcji płac. Następnie oryginał listy podpisują:

          -pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe -merytorycznie

          -dyrektor placówki składa podpis pod następującą adnotacją „ zatwierdzam do wypłaty”.

Tak   podpisany   oryginał  następnego dnia  po otrzymaniu listy do weryfikacji   jest   zwracany  do  sekcji   płac MZO.  W  przypadku  jakichkolwiek  niezgodności  zostaje   dołączone  na  piśmie  do  zwracanej  listy polecenie  dokonania  ewentualnych   korekt.

W przypadku wypłaty godzin nadliczbowych lista płac zostaje jest odbierana z MZO i w dniu wypłaty (oryginał plus 2 kopie) w celu dokonania weryfikacji jak wyżej.

Po sprawdzeniu listy płac oryginał potwierdzony przez odpowiedzialnego pracownika kadr oraz dyrektora   placówki zostaje w ciągu 3 dni zwrócony do sekcji płac MZO. Jedna z kopii listy płac zostaje w szkole, druga w formie pasków przekazywana jest pracownikom.

Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

   okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,

   nazwisko i imię pracownika,

   sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

   sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

   sumę zasiłku rodzinnego,

   łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,

3. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:

1)  akt powołania lub wyboru,

2)  umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,

3)  rozwiązanie umowy o pracę,

4)  wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków służbowych, pisma określające wysokość nagród,

5)  zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych lub – potwierdzone przez dyrektora szkoły‑ zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych,

6) dowody ZUS ZLA- (z tyt. zasiłków chorobowych, opiekuńczych)

7)  inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia,

8)  rachunek za wykonaną pracę .

 

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt. 1–5  wystawione są na podstawie decyzji dyrektora szkoły..

5. Na   pracę   doraźną,   nie  przewidzianą  w   planie   zatrudnienia   (schemacie organizacyjnym

szkoły) ze względu na niewielkie rozmiary  zawiera  się  umowę  na  pracę  zleconą (umowa

    zlecenie, umowa  o  dzieło). Umowę  o  pracę   zleconą  sporządza  w  dwóch  egzemplarzach

    pracownik   zlecający   pracę  z  przeznaczeniem:  oryginał   dla  wykonawcy;  kopia   dla

    pracownika zlecającego pracę (po wykonaniu pracy załącza się ją do rachunku ust. 3 pkt. 7).

6. Umowę   o   pracę    zleconą    podpisuje    dyrektor lub  osoba    przez    niego

upoważniona. Rachunki za wykonane prace zlecone potwierdza j.w.

7. W listach płac MZO może dokonać  następujących potrąceń:

   należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

   należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,

   pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,

   pobranych, a nie rozliczonych zaliczek,

   innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika,

   kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.

8. Lista płac powinna być podpisana przez:

   osobę sporządzającą –pracownika sekcji płac MZO,

   pracownika kadr (pod względem merytorycznym),

-   dyrektora szkoły(zatwierdzenie do wypłaty),

-    Dyrektora MZO ( przyjęcie dyspozycji płatniczej) lub osobę  upoważnioną,

-   Głównego księgowego MZO (wstępna kontrola) lub osobę upoważnioną

 9. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 8, pracownik sekcji płac MZO sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe dla pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe;.

10. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe       winno nastąpić w  obowiązujących terminach.

11. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych   oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.

 

 

 

§ 13.

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek.

1. W szkole  występują zaliczki gotówkowe:

1)  jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w jednostce w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na zakup materiałów, sprzętu i usług.  Zaliczki    jednorazowe      są wypłacane          na     podstawie      wypełnionego   i zaakceptowanego przez dyrektora szkoły , wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te  musza być rozliczene najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach ( np.: zaliczka na „ zielone szkoły”)    termin rozliczenia zaliczki może być dłuższy - do  7 dni od zakończenia zadania na realizację, którego zaliczka została pobrana.  

2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie jednostki zarejestrowany w rejestrze delegacji służbowych (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej – kierownika jednostki lub jego zastępcy, określających również środki komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym może wydać wyłącznie kierownik jednostki na podstawie wniosku delegowanego.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwoleń dyrektora szkoły, pracownikom zatrudnionym w szkole  w stałym stosunku pracy może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzeń, jednak nie wyższa niż wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszone o zaliczkę na poczet podatku dochodowego należną od tego  wynagrodzenia  oraz o potrącenia składek, na  które pracownik wyraził zgodę (np. PZU itp.). Pobrana na poczet wynagrodzeń zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliższych wynagrodzeń.

4. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie  można się starać o kolejną zaliczkę .W przypadku nie rozliczenia zaliczki  w określonym terminie zostanie potrącona przez MZO  kwota zaliczki z wynagrodzeń pracownika zgodnie ze złożoną  wcześniej deklaracją Załącznik nr 4 zawierającą wyrażenie zgody na potrącenie nie rozliczonych zaliczek z wynagrodzeń.

 

§ 14.

Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.

1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:

   faktura VAT – oryginał,

   faktura korygująca – oryginał,

   rachunek – oryginał,

   nota korygująca – oryginał,

   pro forma dowodu zakupu – oryginał – wezwanie do zapłaty,

2.  W zakresie zlecania zamówienia na zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych  obowiązuje w szkole „Regulamin zamówień publicznych”

Przygotowanie w tym zakresie dokumentacji należy do kierownika gospodarczego.Zamówienie podpisuje dyrektor szkoły.

3. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową,
z której zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, sporządzany jest protokół. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje dyrektor szkoły  i kontrasygnuje główny księgowy.

4. Umowę na piśmie wraz z zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz     informację   o   miejscu    przechowywania     dokumentacji     przetargowej odpowiedzialny kierownik gospodarczy , przekłada do podpisu dyrektorowi.

5. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego kierownik gospodarczy dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.

 

§ 15.

Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług.

1.   Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są:

   faktura VAT – kopia,

   faktura korygująca – kopia,

   nota korygująca – nota,

-   rachunek,

-   rachunek korygujący.

Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie:

-  wynajmu pomieszczeń,

- zwrotu kosztów przez jednostki obce, osoby cywilne wynajmujące pomieszczenia i pobierające energię elektryczną z liczników, wodę, energię cieplną  itp...

Faktura sporządzana jest w trzech egzemplarzach:

   oryginał – dla korzystającego,

   pierwsza kopia – pozostaje w szkole

   druga kopia – dla MZO

2. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy – dokument korygujący (faktura korygująca lub rachunek korygujący) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje:

   oryginał – kupującemu,

   pierwszą kopię –szkole

   drugą kopię przesyła do MZO

W przypadku  innych   błędów, osoba  wystawiająca  dowód  sprzedaży,  wystawia   notę korygującą również w trzech egzemplarzach, przekazując je jak wyżej.

 

§ 16.

Dokumentowanie wykonania usługi.

 

1. Dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi jest  zlecenie wykonania usługi. Wykonanie usług zleca dyrektor szkoły.

Z chwilą wystawienia rachunku zlecenie dołączane jest do rachunku, na którym zlecający potwierdza wykonanie zleconych prac i wraz z rachunkiem przekazywane jest  do księgowości w MZO.

Wypłata z tytułu wykonania zlecenia następuje po wstępnej kontroli kierownika gospodarczego oraz po zatwierdzeniu przez dyrektora szkoły lub osoby upoważnionej  i zatwierdzeniu przez księgowego w MZO lub wypłatą w kasie Miejski Zarząd Oświaty, w zależności od zawartych w zleceniu warunków płatności i w terminie określonym w zleceniu.

 

§ 17.

 

1. Materiały  biurowe, środki  czystości i inne kupowane są zwykle na  bieżąco w miarę potrzeby,

    przez   odpowiedzialnego   pracownika.   Zakupione   materiały   wydawane     pracownikom

    bezpośrednio po zakupie za pokwitowaniem odbioru na rachunku lub na dołączonej liście.

 

§ 18.

Dokumentowanie ruchu majątku trwałego.

1. Dowody księgowe majątku trwałego:

1)    przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),

2)   protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),

3)    likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),

4)   obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,

5)    nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz

       innych składników majątku trwałego – oryginał,

 6)   protokół szkodowy środka trwałego – oryginał,

7)    protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

 

§ 19.

Dokumentowanie inwentaryzacji.

1. W szkole obowiązują dowody inwentaryzacyjne:

1)  zarządzenie dyrektora szkoły w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,

2)  protokół likwidacji zużytych środków trwałych,

3)  arkusz spisu z natury – oryginał,

4)  protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej – oryginał,

5)  oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją,

7)  oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji,

8) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,

9)  rozliczenie końcowe ilościowo-wartościowe,

10)  protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych – oryginał,

11)  decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych – oryginał.

2. Arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Druki te wydaje za pokwitowaniem odbioru, pracownik  odpowiedzialny przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach. Po zakończeniu spisu
natury przewodniczący komisji oddaje oryginał do kierownika gospodarczo-administracyjnego.

3. Protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (oryginał) sporządzany jest w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie.

Arkusze spisowe dla potrzeb inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej otrzymuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w trzech egzemplarzach. Po zakończeniu spisu oryginał przekazuje do kierownika . Protokół z inwentaryzacji podpisuje zdający i przyjmujący, zatwierdza dyrektor szkoły. W przypadku różnic, decyzje podpisuje dyrektor szkoły.

4. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja
w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

 

Rozdział V

Kontrola dowodów księgowych

 

§ 20.

1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane  następującej kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem:

- merytorycznej,

- formalno-rachunkowej ,

- finansowej.

2. Sprawdzenie dowodów  pod względem:

- merytorycznym polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności  i legalności operacji gospodarczych, wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,

- formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych,

-  finansowym  polega na:

       * przestrzeganiu procedur kontroli i przeprowadzeniu wstępnej oceny celowości zaciągania

          zobowiązań finansowych oraz dokonywaniu wydatków,

       * badaniu i porównaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia

          środków  publicznych, zaciągania  zobowiązań  finansowych  dokonywania i wydatków ze

          środków publicznych,

       * prowadzeniu gospodarki finansowej oraz stosowaniu procedur o których mowa w pkt.1.

    3. Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, Obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do szkoły aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, powinien odbyć się najkrótszą drogą.

4. Ponieważ poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu, kontrola winna obejmować także przestrzeganie obowiązujących zasad obiegu dowodów księgowych.

    5. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu.

6. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w § 8 pkt. 10 i 11 niniejszej Instrukcji.

7. Każdy dokument księgowy przed zatwierdzeniem do wypłaty (przez dyrektora szkoły lub osobę upoważnioną) do zaksięgowania powinien podlegać kontroli wstępnej do której zobowiązuje Regulamin Kontroli Wewnętrznej. Wyrazem dokonania wstępnej kontroli celowości zaciągania zobowiązania jest podpisanie przez Dyrektora umowy, zaakceptowanie zamówienia na zakup materiałów lub usług, delegacji służbowej, podpisanie wniosku o zaliczkę itp.

 8. Kierownik administracyjno-gospodarczy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania przez kierownika wstępnej kontroli jest jego podpis na dokumentach dotyczących danej operacji.

 

§ 21.

.

Rozdział VI

Ochrona danych

 

§ 22

Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych.

1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez:

   system identyfikatorów, odrębnych dla każdego pracownika,

   hasła dostępu,

Szczegółowo określa Instrukcja  w sprawie ochrony danych osobowych.

2. Pracownicy, posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych.

3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w danych osobowych Instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

 

 

CZĘŚĆ III

Archiwizowanie dokumentów księgowych

§23

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów w każdej szkole jest procesem obowiązkowym, wynikającym
z obowiązujących regulacji prawnych.

Biorąc pod uwagę, że wszelkie dokumenty związane z działalnością jednostki pełnią rolę dowodową, to sposoby ich archiwizowania nie mogą być dowolne. Zasady archiwizacji dokumentów zostały uregulowane rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad
i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

W celu ustalenia zasad archiwizacji dokumentów oraz postępowania z gromadzoną
i przechowywaną dokumentacją, szkoła stosuje zasady archiwizacji dokumentów opisaną w „instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów”. Zwraca się  uwagę na:

1)   klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentów,

2)   przekazywanie do archiwum dokumentacji powstałej w toku działania szkoły,

3)   ewidencjonowanie i porządkowanie dokumentacji,

4)   udostępnianie dokumentacji wewnątrz oraz na zewnątrz szkoły,

5)   zabezpieczenie i konserwację dokumentacji,

6)   brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (niearchiwalnej),

7)   określenie: kto, gdzie, jak długo i w jaki sposób przechowuje dokumenty.

Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w oryginalnej postaci.

§24

Przekazywanie dokumentów do archiwum

Zgodnie  rozporządzeniem Ministra Kultury, przekazane do archiwum jednostki dokumenty powinny być:

1)   uporządkowane – uporządkowanie materiałów archiwalnych  polega na podziale  rzeczowym  teczek

      i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu;

2)   ułożone – materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw,
a w ramach sprawy – chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją, przy czym nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej;

3)   opisane – opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:

    nazwy szkoły, w której materiały powstały,

    znaku akt, to jest symbolu literowego szkoły oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w szkole

    tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt obowiązującego w szkole jednostce i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych znajdujących się
w teczce,

    rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce,

    sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym,

    symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A, B),

    liczby stron w teczce.

Tak przygotowane dokumenty podlegają ewidencji materiałów archiwalnych, która polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym. Spis ten powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach i wypełniony pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. Spis zdawczo-odbiorczy powinny być opatrzony podpisem dyrektora lub upoważnionej przez niego osoby, pracownika przekazującego akta, oraz pracownika archiwumSP-1– po uprzednim sprawdzeniu przez niego kompletności akt oraz prawidłowego ich przygotowania do przekazania. Wszystkie spisy ujmowane są w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, przy czym nadaje się im kolejne numery z tego wykazu. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym
w formacie określonym przez dyrektora szkoły. Archiwum zakładowe powinno przejmować całą wytworzoną dokumentację, ze wszystkich komórek organizacyjnych szkoły bez względu na to, czy są to materiały archiwalne czy też dokumentacja niearchiwalna.

 

 

CZĘŚĆ IV

Postanowienia końcowe

 

§  25

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie.

1. Mienie, będące własnością lub zdeponowane w szkole powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.

2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.

3. Po zakończeniu pracy budynek szkoły (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty na klucz, okna pozamykane, system alarmowy włączony.

4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu szkoły.

5. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda dyrektora szkoły lub jego zastępcy .

6. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być, po zakończeniu pracy, przechowywane w pozamykanych szafach.

 

§  26

1. Odpowiedzialność materialną i służbową pracownika za powierzone składniki majątku określa kodeks pracy. Zgodnie z art. 124 § 1 i 2 kodeksu pracy.

    2. Przekazanie mienia powinno być udokumentowane w sposób pozwalający stwierdzić, za jaki powierzony sprzęt pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną.

3. W celu zabezpieczenia majątku szkoły należy przestrzegać, aby w aktach osobowych pracowników materialnie odpowiedzialnych znajdowały się umowy określające zakres odpowiedzialności materialnej i służbowej za powierzony ich pieczy majątek szkoły.

4. W przypadku zwolnienia lub przeniesienia pracownika materialnie odpowiedzialnego na inne stanowisko pracy, obowiązkiem przełożonego jest dopilnowanie, aby we właściwym czasie dokonane zostało przekazanie stanowiska pracy protokołem zdawczo-odbiorczym wraz ze spisem z natury.

5. Szczegółowe zasady odpowiedzialności za mienie szkoły określone zostały w Instrukcji  inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

 

§  27

 

Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy szkoły i winna być przestrzegana przez wszystkich pracowników.

3. Instrukcja obowiązuje od dnia .28.11.2008 r.

 

§  28

Wykaz załączników do instrukcji:

1. Schemat obiegu dokumentów

2. Oświadczenie   kierownika administracyjno-gospodarczego     o  przyjęciu  do  wiadomości      i  stosowania  zasad  przyjętych w instrukcji

3. Wzory podpisów

4. Deklaracja pracowników pobierających zaliczki.

Historia zmian

Lp Data Operacja Osoba
1 2012-04-19 12:49:42 Zmiana publikacji sp1
2 2012-04-19 12:48:50 Dodanie publikacji 0


stronę wyświetlono 7202 razy Artykuł wyświetlony 7202 razy